같은 “클라우드 스토리지”라도 협업 중심인지, 보안·규정이 핵심인지, 혹은 대용량 아카이브가 목표인지에 따라 최적의 선택은 달라집니다. 이 글은 선정 기준 → TOP5 솔루션 요약 → 제품별 실전 포인트 → 보안·규정 비교 → 비용·마이그레이션 → 30·60·90일 로드맵까지 한 번에 정리한 비즈니스 관점 가이드입니다.
멘토 한 마디 — 저장공간보다 중요한 건 업무 흐름입니다. 문서가 “어디” 있나보다 누가·어떻게·언제 접근하고 자동화·감사가 되는지가 성과를 만듭니다.
1) 선정 기준: ‘용도’와 ‘거버넌스’부터 정리하기
선택의 첫 단계는 용도 정의입니다. (A) 협업: 문서 공동편집·댓글·버전 관리·외부 공유, (B) 중앙 저장: 부서/프로젝트 단위의 권한·폴더 표준, (C) 기록 보존: 장기 보관·보존 정책·eDiscovery, (D) 대용량 전송/수집: 대용량 업로드·요청 박스·링크 만료·워터마크. 여기에 거버넌스—SSO·MFA·SCIM, DLP/외부 공유 정책, 감사로그·eDiscovery, 데이터 레지던시·삭제 증빙—를 더해 조직 요구를 표로 만드세요. 마지막으로 통합(오피스/캘린더/이메일/회의·CRM·헬프데스크·iPaaS)과 총소유비용(TCO)(좌석·스토리지·애드온·사용량)을 3년 시나리오로 보정하면 실패 확률이 확 줄어듭니다.
2) TOP5 한눈에 비교(요약)
| 솔루션 | 핵심 강점 | 적합 팀/시나리오 | 주의/체크 포인트 |
|---|---|---|---|
| Google Drive (Workspace) | Docs/Sheets/Slides 실시간 공동편집, 검색·공유 UX 우수 | 마케팅/프로덕트·에이전시 등 협업 중심 조직 | 외부 공유 거버넌스·폴더 권한 표준화 필수 |
| Microsoft OneDrive/SharePoint | Microsoft 365 통합, 팀/사이트 기반 문서 거버넌스 | 오피스 문서·Teams 협업이 많은 조직 | 사이트/권한 구조·버전 정책 초기 설계 필요 |
| Dropbox Business | 간결한 동기화·링크 공유, 크리에이티브 파일 경험 | 디자인/영상 등 대용량 파일 협업 | 외부 링크 정책·워터마크/만료 설정 점검 |
| Box | 보안·컴플라이언스·워크플로·외부 공유 통제에 강함 | 엔터프라이즈·규제 산업(문서 거버넌스 중시) | 정책 설계·자동화 구축에 초기 투자 필요 |
| Egnyte | 하이브리드(온프레미스+클라우드)·대용량 프로젝트 관리 | 건설/제조/필드팀·대형 도면/자산 관리 | 동기화 토폴로지·현장 네트워크 정책 설계 |
표는 출발점일 뿐입니다. 실제 결정은 우리의 반복 시나리오 2~3개를 동일 조건으로 파일럿 실행해 업로드/검색/공유/승인 리드타임과 오류율, 외부 협업 경험을 수치로 비교하세요.
3) Google Drive (Workspace): 공동편집·검색이 강한 협업형
실시간 공동편집과 코멘트/제안 모드, 링크 기반 공유 UX가 강점입니다. 마케팅/프로덕트/에이전시처럼 빠른 문서 생산·리뷰·배포가 잦은 팀에서 체감 효율이 큽니다. 도입 팁: 팀 드라이브(공유 드라이브)로 소유권을 개인이 아닌 조직에 귀속하고, 외부 공유 기본 정책(도메인 제한·만료·다운로드 제한)을 정하세요. 체크: 폴더/문서 권한 상속 설계, 파일명 규칙·템플릿 표준화, 감사로그 Export/보존 정책.
4) Microsoft OneDrive/SharePoint: 팀·사이트 거버넌스에 유리
Microsoft 365 문서·Teams·Outlook과의 일체감이 장점입니다. 팀/프로젝트별 SharePoint 사이트로 문서 라이프사이클(기안→검토→게시)을 표준화할 수 있어, 중견·대기업 협업과 규정 대응에 유리합니다. 도입 팁: 사이트 정보 구조(사이트→라이브러리→폴더), 버전/승인 정책, 민감도 라벨·외부 공유 기준을 초기 확정. 체크: 권한/그룹 설계, 검색 스키마(메타데이터), 이동·보관·만료 정책.
5) Dropbox Business: 크리에이티브 팀의 실전형
동기화 안정성과 미디어 프리뷰·댓글 경험이 좋아 디자인/영상 팀에서 사랑받습니다. 간단한 링크 공유·요청 박스(파일 요청)·버전 복구가 손쉬워 외부 파트너와의 작업에 강합니다. 도입 팁: 프로젝트별 폴더·이름 규칙, 외부 링크 만료/워터마크 정책, 용량 큰 파일 업로드 경로 표준화. 체크: DLP·외부 공유 제어 수준, 감사로그·eDiscovery 연계(필요 시 추가 도구 고려).
6) Box: 보안·컴플라이언스·외부 협업 제어의 강자
세밀한 권한·정책·자동화(워크플로)·외부 협업 통제가 장점입니다. 규정 대응(감사·보존·eDiscovery)을 중시하는 엔터프라이즈에서 표준으로 쓰기 좋습니다. 도입 팁: 분류/보존 정책, 외부 협업 허용 도메인, 승인 워크플로·워터마크·다운로드 제한을 표준화하세요. 체크: 사용자 경험 복잡도, 관리 정책 도입·교육 계획.
7) Egnyte: 하이브리드·현장 업무에 맞춘 파일 플랫폼
온프레미스 NAS/파일서버+클라우드를 혼합하는 하이브리드 시나리오, 대용량 도면/자산을 다루는 건설·제조·필드팀에서 강점을 보입니다. 도입 팁: 지점/현장 네트워크 조건을 고려한 동기화 토폴로지, 오프라인 캐시·업로드 재시도, 권한/감사 일원화 설계를 우선하세요. 체크: 장치 관리·원격 삭제·오프보딩 자동화.
8) 보안·규정 체크(요약 표)
| 항목 | 핵심 질문 | 권장 기준 |
|---|---|---|
| 아이덴티티 | SSO·MFA·SCIM 지원 범위? | 전사 SSO, 그룹·속성 기반 권한, 자동 온/오프보딩 |
| 외부 공유 | 링크 만료·암호·워터마크·도메인 제한 가능? | 만료 기본값·다운로드 제한·도메인 화이트리스트 |
| 감사·eDiscovery | 접속/변경 로그 Export·보존·검색? | 로그 보존·Export API·키워드/보존 정책 연계 |
| 데이터 정책 | 레지던시·암호화·삭제 증빙? | 리전 선택·전송/저장 암호화·삭제 증명서 |
위 항목은 주요 솔루션의 기업 플랜에서 일반적으로 제공되는 기능 범위이며, 실제 지원 수준·요금제는 공급자·플랜에 따라 달라질 수 있으니 파일럿에서 반드시 검증하세요.
9) 비용·라이선스: 좌석·스토리지·애드온 구조 이해
대부분의 스토리지 SaaS는 좌석(사용자)과 스토리지 용량을 기본으로, 보안/거버넌스(DLP·eDiscovery·보존 정책), 고급 통합/자동화 등을 애드온으로 판매합니다. Price Cap(연 인상 상한), 외부 협업자 정책(무료/게스트 제한), 파킹 라이선스(휴면 좌석 보관), 연간 vs 월 조합을 협상하고, 분기마다 활성좌석률·외부 링크·핵심 기능 사용률 대시보드를 공개해 라이트사이징을 정례화하세요.
10) 마이그레이션: ‘데이터 이사’보다 ‘업무 언어’ 표준화
- 폴더/메타데이터 설계: 새 구조를 먼저 정의(팀→프로젝트→문서 규칙).
- 이름 규칙·버전: 접두사, 날짜, 버전( v1.0 ) 표준화.
- 권한 매핑: 그룹/역할 기반 권한을 문서화, 상속 규칙 고정.
- 외부 링크 전수조사: 만료·재발급 계획, 위험 링크 즉시 차단.
- 점진 전환: 폴더 단위 병행 운영 2~4주, 롤백 경로 확보.
- 자동화 재구성: 승인/알림/백업·Export 스케줄 재배치.
도구를 바꾸는 것이 아니라 업무 언어(폴더·권한·버전·링크)를 재정의하는 작업입니다.
11) 30·60·90일 로드맵(파일럿 → 확산 → 최적화)
Day 1~30 — 파일럿: 팀 2곳 선정, 폴더/권한 설계, 템플릿·이름 규칙 배포, 외부 공유 정책·만료 기본값 적용, 검색·업로드·공유 리드타임 기준선 측정.
Day 31~60 — 확산: SSO·SCIM, 감사로그 Export·보존, 승인/알림 자동화(워크플로), eDiscovery·보존 정책 시범.
Day 61~90 — 최적화: 좌석·스토리지 라이트사이징, Price Cap/번들 협상, 외부 링크 감사 정례화, 대시보드(활성좌석·외부 공유·검색 성공률) 공개.
12) 도입 체크리스트 20가지(바로 적용)
- 팀/프로젝트 기반 폴더 트리 설계 및 이름 규칙 확정.
- 외부 공유 기본 정책(만료·암호·도메인 제한·다운로드 차단).
- SSO·MFA·SCIM 적용, 온/오프보딩 자동화.
- 감사로그 Export·보존 주기·삭제 증빙 프로세스.
- 버전 관리·체크아웃/잠금 정책(충돌 방지).
- 요청 박스/업로드 포털·승인 워크플로.
- 메타데이터·태그·검색 스키마 표준화.
- 대용량 파일 업로드 경로·재시도·오프라인 캐시.
- 모바일/현장 접근 정책·오프라인 보안.
- 워터마크·뷰어 제한·스크린샷 가이드.
- 외부 협업 게스트 정책·정기 점검.
- 백업/Export 스케줄·보관 리전 선택.
- eDiscovery·보존 정책(법적 보존 포함).
- 데이터 분류(내부/외부/기밀)·민감도 라벨.
- 용량·좌석 대시보드·라이트사이징 규칙.
- 교육: 시나리오 30분·템플릿·단축키·FAQ.
- 변경관리: 릴리스 노트·공지·헬프센터.
- 통합: 오피스·캘린더·CRM·헬프데스크·iPaaS.
- 성능 목표: 업로드/검색/미리보기 P95 기준.
- 보안 점검: 분기 외부 링크 감사·위반 경고→승인→차단.
13) 자주 묻는 질문(FAQ)
- Q1. 협업형과 보존형을 하나로 해결할 수 있나요?
- 가능하지만 정책이 복잡해집니다. 협업 영역과 보존 영역(기록·eDiscovery)을 폴더/사이트로 분리하고 교차 권한을 최소화하세요.
- Q2. 외부 파트너와 안전하게 대용량을 주고받고 싶어요.
- 요청 박스·링크 만료·워터마크·다운로드 제한을 기본으로, 게스트 정책과 도메인 화이트리스트를 병행하세요.
- Q3. “사본이 너무 많아요” 문제를 줄이려면?
- 템플릿·이름 규칙·버전 정책을 표준화하고, 승인 워크플로·댓글/제안 모드 사용을 교육하세요. 메타데이터·검색을 활성화하면 사본 생성이 줄어듭니다.
- Q4. 어느 솔루션이 보안이 가장 강한가요?
- 기업 플랜 기준으로 주요 기능은 유사합니다. 차이는 정책 설계·교육·감사 자동화에서 납니다. 파일럿에서 실제 정책 집행을 검증하세요.
- Q5. 이전(마이그레이션) 중 다운타임을 줄이는 법은?
- 프로젝트별 점진 전환·병행 운영 2~4주·롤백 경로 확보가 핵심입니다. 외부 링크는 즉시 만료/재발급 일정을 공지하세요.
14) 결론: 저장공간이 아니라 ‘업무 운영체제’를 고른다
Google Drive·OneDrive/SharePoint·Dropbox·Box·Egnyte는 모두 훌륭합니다. 차이는 우리의 반복 시나리오와 거버넌스·통합에 얼마나 자연스럽게 맞는가에서 결정됩니다. 오늘의 체크리스트와 로드맵을 그대로 적용해 90일 안에 업로드/검색/공유 리드타임을 수치로 개선해 보세요. 댓글로 업종·팀 규모·현 스택을 남겨주시면 폴더/권한 설계 템플릿과 파일럿 시나리오를 맞춤 제공해 드립니다.